L’utilisation de la technologie dans les actes notariés a semé la confusion chez de nombreuses personnes. Il existe l’authentification à distance en ligne, qui est différente de l’authentification électronique en personne. Et les deux sont différentes de l’authentification traditionnelle. Cet aperçu offre des différences entre ces méthodes d’authentification.
L’authentification traditionnelle
L’authentification traditionnelle exige un document papier avec une signature écrite originale. Le signataire et le notaire doivent se rencontrer en personne. Le signataire doit connaître personnellement le notaire ou lui présenter une preuve d’identité satisfaisante. Généralement, il requiert un document d’identification tel qu’un permis de conduire ou un ou plusieurs témoins crédibles. Ces derniers doivent connaître personnellement le signataire et se portent garants de son identité. Le signataire signe le document papier au stylo et à l’encre. Le notaire complète le libellé du certificat notarié, signe le certificat au stylo et à l’encre. Puis, il y appose une image de son sceau officiel physique. Le notaire rédige ensuite un procès-verbal de l’acte notarié dans un journal relié sur papier.
L’authentification électronique en personne
Le document doit être dans un format électronique tel qu’un fichier PDF ou Word. Un document papier devra être converti dans un format électronique approprié avant l’authentification par un notaire. Le document est présenté sur un ordinateur, un ordinateur portable ou un appareil mobile. Le signataire et le notaire se rencontrent en personne. Les méthodes d’identification sont identiques à l’authentification traditionnelle. Le client signe le document électronique avec une signature électronique, comme un clic, sur un bloc-notes ou un procédé électronique. Le notaire signe le certificat notarié avec une signature électronique et y appose son sceau électronique. Le notaire enregistre les informations relatives à l’authentification dans un journal relié ou sur papier. D’autres moyens sont dans un journal électronique stocké sur un ordinateur ou un autre dispositif.
L’authentification à distance en ligne
Le document doit être sous forme électronique, comme dans le cas de l’authentification électronique en personne. Certains pays autorisent la signature et l’authentification des documents papier au moyen de l’authentification à distance en ligne. Le signataire et le notaire se rencontrent en ligne. Ils se communiquent à l’aide d’une technologie audiovisuelle telle qu’une webcam.
Les signataires sont identifiés par une combinaison de deux ou de tous les éléments suivants :
- Authentification basée sur la connaissance
- Analyse des justificatifs
- Présentation à distance
Dans la plupart des cas, le client signe le document électronique avec une signature électronique. Le notaire signe l’acte notarié avec une signature électronique et y appose son sceau électronique.
La plateforme l’authentification électronique en personne crée une écriture de journal électronique pour l’authentification. L’enregistrement de l’acte notarié est réalisé à l’aide de la technologie audiovisuelle. Le notaire doit conserver l’enregistrement en toute sécurité, ainsi que toute autre information de journal requise.